Margo Hospitality

Guide Cloudbeds

Prise en main pour managers de riads

Pourquoi on change de système

Nous passons de Checkfront à Cloudbeds pour trois raisons principales :

  1. Automatiser davantage les opérations — moins de saisie manuelle, moins d'erreurs, plus de fluidité au quotidien.
  2. Disposer d'un outil moderne — Cloudbeds est un PMS conçu pour l'hôtellerie, avec des fonctionnalités plus adaptées à nos besoins actuels.
  3. Préparer le dynamic pricing — nous allons mettre en place une gestion tarifaire plus avancée et centralisée. Cloudbeds est le socle nécessaire pour cela.
Ce guide est fait pour vous. Il couvre uniquement les actions dont vous avez besoin au quotidien. Pas de théorie, pas de fonctionnalités inutiles : que du concret.

Vue d'ensemble : ce qui change

Cloudbeds est un PMS (Property Management System) spécialisé hôtellerie. Contrairement à Checkfront, qui est avant tout un outil de réservation, Cloudbeds couvre l'ensemble du cycle de séjour : de la réservation au check-out, en passant par les paiements, les extras et le suivi financier.

Ce qui change globalement :

  • L'interface est différente, mais les informations essentielles restent accessibles depuis les mêmes endroits logiques (dashboard, fiche réservation).
  • Les encaissements suivent désormais une logique claire basée sur la balance de la réservation, et non sur des commentaires manuels.
  • Les blocages de chambres se font via des outils dédiés (Block Dates, Courtesy Hold, Out of Service), et non via de fausses réservations.
  • Les statuts de séjour (check-in / check-out) sont intégrés et doivent être utilisés systématiquement.

Checkfront vs Cloudbeds : tableau comparatif

Voici les principales différences pratiques entre les deux systèmes :

Sujet Checkfront (avant) Cloudbeds (maintenant)
Navigation générale Interface calendrier + listes Dashboard central avec arrivées, départs et tâches du jour
Réservations Fiche réservation avec commentaires libres Fiche structurée : infos client, détails séjour, balance, paiements, notes
Savoir quoi encaisser Lecture des commentaires manuels dans la réservation Consultation de la balance + logique Hotel Collect / Channel Collect
Enregistrer un paiement Saisie parfois approximative Saisie structurée avec choix du moyen de paiement et vérification balance
Extras / consommations Ajout manuel variable Ajout via articles pré-configurés (items/POS)
Statuts de séjour Pas toujours utilisés ou formalisés Check-in et check-out obligatoires pour un suivi propre
Bloquer une chambre Création d'une fausse réservation Utilisation de Block Dates, Courtesy Hold ou Out of Service (outils dédiés)
Notes client Commentaires dans la réservation Champ notes dédié dans la fiche réservation
Tarification Tarifs gérés manuellement Tarifs centralisés, bientôt pilotés par un outil de dynamic pricing
L'essentiel à retenir Le changement principal est une logique plus structurée : moins de commentaires libres, plus de champs dédiés, et une balance financière claire sur chaque réservation.

1. Consulter le dashboard

À quoi sert cette action ?

Le dashboard est votre écran d'accueil dans Cloudbeds. Il vous donne en un coup d'œil toutes les informations nécessaires pour démarrer votre journée : qui arrive, qui part, et ce qui nécessite votre attention.

Quand l'utiliser ?

Chaque matin, en début de service. C'est votre premier réflexe en ouvrant Cloudbeds.

Étapes à suivre

  1. Connectez-vous à Cloudbeds. Le dashboard s'affiche par défaut.
  2. Consultez le bloc « Arrivals » (Arrivées) : vous y voyez la liste des clients attendus aujourd'hui, avec le nom, le type de chambre et le statut de la réservation.
  3. Consultez le bloc « Departures » (Départs) : vous y voyez les clients qui doivent quitter le riad aujourd'hui.
  4. Vérifiez s'il y a des réservations nécessitant une action (paiement en attente, statut à mettre à jour, etc.).
  5. Consultez le calendrier / planning pour avoir une vue d'ensemble de l'occupation. Repérez les indicateurs visuels sur les réservations (voir ci-dessous).

Indicateurs visuels sur le planning

Le calendrier de Cloudbeds affiche des pastilles de couleur sur les réservations. Elles vous donnent des informations immédiates sans avoir à ouvrir la fiche :

Indicateur Signification
● Pastille jaune Une note existe sur cette réservation. Pensez à la consulter avant d'interagir avec le client.
● Pastille rouge La balance est positive : des paiements sont attendus. La réservation nécessite un encaissement.
Points de vigilance
  • Le dashboard affiche les données du jour. Si vous avez besoin de voir un autre jour, utilisez le calendrier ou la recherche.
  • Ne vous fiez pas uniquement au nombre affiché : ouvrez la liste pour voir le détail de chaque arrivée/départ.
  • Une pastille rouge ne signifie pas forcément que le client doit payer sur place : vérifiez d'abord s'il s'agit d'un Hotel Collect ou d'un Channel Collect (voir section 3).
Bon réflexe opérationnel
  • Commencez toujours votre journée par le dashboard. Cela vous permet d'anticiper les arrivées, de préparer les chambres et de vérifier qu'aucun départ n'a été oublié.
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2. Consulter une réservation

À quoi sert cette action ?

Ouvrir une réservation vous permet de voir toutes les informations liées au séjour d'un client : dates, chambre, montant, paiements effectués, balance restante et notes éventuelles.

Quand l'utiliser ?

Avant chaque interaction avec un client (arrivée, encaissement, question sur le séjour) et avant tout encaissement.

Étapes à suivre

  1. Depuis le dashboard, cliquez sur le nom du client ou sur le numéro de réservation.
  2. Vous arrivez sur la fiche de réservation. Elle contient plusieurs zones :
    • Informations client — nom, email, téléphone.
    • Détails du séjour — dates, type de chambre, nombre de nuits, nombre de personnes.
    • Source / canal — d'où vient la réservation (Booking.com, direct, etc.).
    • Financier — montant total, paiements reçus, balance restante.
  3. Pour voir le détail financier complet, consultez l'onglet ou la section « Folio ». C'est là que vous trouverez le détail ligne par ligne de ce qui est facturé et de ce qui a été payé.
Points de vigilance
  • Ne confondez pas le montant total et la balance. Le montant total est le prix du séjour. La balance est ce qui reste à payer.
  • Si la balance est à 0, le client a déjà tout réglé. Ne lui demandez rien de plus (sauf taxe de séjour si applicable).
Bon réflexe opérationnel
  • Avant toute action (encaissement, check-in, question client), ouvrez la fiche de réservation. C'est votre source de vérité.
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3. Comprendre la logique d'encaissement

À quoi sert cette section ?

Avec le changement de système, la façon de savoir ce qu'il faut encaisser sur place évolue. Cette section vous explique la nouvelle logique à suivre.

Ce qui change par rapport à Checkfront

Avant, les modalités d'encaissement étaient souvent précisées manuellement dans les commentaires de la réservation (par exemple : « client paie sur place », « paiement reçu via Booking »). Ce ne sera plus systématiquement le cas.

Désormais, la logique repose sur deux concepts simples :

Type Ce que ça signifie Ce que vous devez faire
Hotel Collect Le paiement doit être collecté par le riad, directement auprès du client. Encaisser le montant dû sur place (espèces, carte, virement…). Vérifier la balance pour connaître le montant exact.
Channel Collect Le paiement a été collecté par le canal de réservation (ex. Booking.com) via une carte virtuelle (VCC). Ne pas encaisser le séjour sur place. Encaisser uniquement les éventuels éléments restants (taxe de séjour, extras non inclus).
La règle d'or Quel que soit le type de réservation, le bon réflexe est toujours le même :
  1. Ouvrez la réservation.
  2. Consultez la balance.
  3. Vérifiez ce qui a déjà été payé.
  4. Identifiez ce qui reste réellement à encaisser.
La balance vous dit exactement ce qu'il faut faire. Fiez-vous à elle.
Points de vigilance
  • Ne demandez jamais un paiement à un client sans avoir vérifié la balance au préalable.
  • Si vous voyez « Channel Collect » et que la balance du séjour est à 0, ne demandez rien au client pour le séjour lui-même.
  • Attention : même sur une réservation Channel Collect, il peut rester des éléments à payer (taxe de séjour, dîner, extras). Regardez toujours le détail.
Bon réflexe opérationnel
  • Retenez : Hotel Collect = on encaisse · Channel Collect = on vérifie la balance, on encaisse uniquement le reste.
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4. Saisir un encaissement

À quoi sert cette action ?

Enregistrer dans Cloudbeds un paiement reçu d'un client, pour que la balance de la réservation soit correcte et que la traçabilité financière soit assurée.

Quand l'utiliser ?

Dès qu'un client règle tout ou partie de son séjour (à l'arrivée, pendant le séjour ou au départ).

Carte tokenisée : ce qui change

Nouveauté importante Désormais, sauf exception, la carte bancaire du client est enregistrée de manière sécurisée (tokenisée) dans Cloudbeds au moment de la réservation. Cette carte est directement rattachée à notre système de paiement Stripe.

Concrètement, cela signifie que vous pouvez débiter la carte enregistrée directement depuis Cloudbeds, sans avoir besoin de demander physiquement sa carte au client. Si le client souhaite régler avec la même carte que celle utilisée en garantie, il suffit de l'utiliser dans le système.

Bien sûr, si le client préfère payer avec un autre moyen (espèces, autre carte, virement), vous procédez normalement.

Étapes à suivre

  1. Ouvrez la fiche de réservation du client concerné.
  2. Vérifiez la balance pour confirmer le montant à encaisser.
  3. Cliquez sur le bouton « Add Payment » (Ajouter un paiement).
  4. Saisissez le montant exact à encaisser.
  5. Sélectionnez le moyen de paiement :
    • Carte tokenisée (Stripe) — la carte déjà enregistrée sur la réservation. Pas besoin de demander la carte au client.
    • Cash (espèces)
    • Credit Card (autre carte bancaire, saisie manuelle)
    • Bank Transfer (virement)
    • Virtual Credit Card (carte virtuelle — pour les paiements OTA)
  6. Validez le paiement.
  7. Vérifiez immédiatement que la balance a été mise à jour correctement.
Points de vigilance
  • Choisissez toujours le bon moyen de paiement. Si le client paie en espèces, sélectionnez « Cash », pas « Credit Card ». Cela impacte directement les rapports financiers.
  • Ne saisissez jamais un montant approximatif. Saisissez exactement ce que vous avez reçu.
  • Après validation, re-vérifiez la balance. Si elle ne correspond pas à ce que vous attendez, il y a probablement une erreur de saisie.
  • La carte tokenisée ne doit être utilisée que si le client est d'accord pour être débité sur cette carte. En cas de doute, demandez-lui.
Bon réflexe opérationnel
  • Toujours vérifier la balance avant et après chaque encaissement.
  • Si une carte tokenisée est disponible sur la réservation et que le client souhaite payer par carte, utilisez-la directement — c'est plus rapide et plus fiable.
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5. Saisir des articles / extras

À quoi sert cette action ?

Ajouter sur la réservation d'un client toute consommation ou prestation additionnelle : dîner, déjeuner, boissons, spa, transfert, ou tout autre extra.

Quand l'utiliser ?

Dès qu'un client consomme ou bénéficie d'une prestation qui n'est pas incluse dans le tarif de sa réservation initiale.

Étapes à suivre

  1. Ouvrez la fiche de réservation du client.
  2. Accédez à la section « Items » ou « Folio ».
  3. Cliquez sur « Add Item » (Ajouter un article).
  4. Sélectionnez l'article correspondant dans la liste pré-configurée (ex. : Dîner, Déjeuner, Boisson, Transfert, etc.).
  5. Vérifiez le montant et la quantité.
  6. Validez l'ajout.
  7. Vérifiez que la balance a bien été mise à jour : elle doit refléter le nouvel élément ajouté.
Points de vigilance
  • Utilisez toujours les articles pré-configurés lorsqu'ils existent. Ne créez pas de lignes « libres » si un article standard est disponible.
  • Vérifiez la quantité avant de valider : une erreur fréquente est de saisir 1 dîner au lieu de 2 (pour un couple, par exemple).
  • Ajoutez les extras au fil du séjour, pas tout à la fin. Cela évite les oublis.
Bon réflexe opérationnel
  • Dès qu'un client consomme quelque chose, ajoutez-le immédiatement. Ne repoussez jamais la saisie à plus tard : c'est la principale source d'erreurs et d'oublis.
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6. Gérer les statuts de séjour

À quoi sert cette action ?

Les statuts de séjour permettent de suivre où en est chaque client dans son parcours : est-il arrivé ? Est-il parti ? Cela impacte le dashboard, les rapports d'occupation et la bonne gestion des chambres.

Quand l'utiliser ?

Au moment où le client arrive physiquement au riad (check-in) et au moment où il quitte le riad (check-out).

Étapes à suivre

Pour faire un check-in :

  1. Ouvrez la fiche de réservation du client.
  2. Cliquez sur le bouton « Check-in ».
  3. Confirmez l'action. Le statut passe à « In House » (client sur place).

Pour faire un check-out :

  1. Ouvrez la fiche de réservation du client.
  2. Vérifiez la balance de la réservation.
  3. Appliquez la règle suivante selon le type de réservation :
    • Hotel Collect → La balance doit être à 0 avant le check-out. Si ce n'est pas le cas, encaissez le solde restant avant de continuer.
    • Channel Collect → Si la balance n'est pas encore à 0, ce n'est pas bloquant. Il peut y avoir un décalage entre le départ du client et la saisie de l'encaissement de la carte virtuelle (VCC), qui est traitée par le back-office. Vous pouvez procéder au check-out.
  4. Cliquez sur le bouton « Check-out ».
  5. Confirmez l'action. Le statut passe à « Checked Out ».
Points de vigilance
  • Hotel Collect : ne faites jamais un check-out si la balance n'est pas à 0. Cela signifie qu'un paiement est manquant et le client va partir sans avoir réglé.
  • Channel Collect : une balance non soldée au moment du check-out est normale. Le back-office (Baptiste) se charge de l'encaissement des VCC, qui peut intervenir après le départ du client.
  • Ne laissez pas de réservation en statut « In House » si le client est parti. Cela fausse l'occupation et les rapports.
Bon réflexe opérationnel
  • En fin de journée, vérifiez que tous les départs du jour ont bien été passés en check-out, et que toutes les arrivées ont bien été passées en check-in.
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7. Ajouter une note client

À quoi sert cette action ?

Tracer une information utile sur une réservation : demande particulière du client, incident, consigne de l'équipe, ou toute information pertinente pour le bon déroulement du séjour.

Quand l'utiliser ?

Dès qu'une information importante doit être visible par toute personne qui ouvrira cette réservation : demande de chambre spécifique, allergie alimentaire, heure d'arrivée tardive, problème signalé, etc.

Étapes à suivre

  1. Ouvrez la fiche de réservation du client.
  2. Repérez la section « Notes » ou « Internal Notes ».
  3. Cliquez pour ajouter une note.
  4. Rédigez une note courte, claire et factuelle. Exemples :
    • « Client arrive vers 22h — prévenir le veilleur de nuit »
    • « Allergie aux fruits à coque — informer la cuisine »
    • « Chambre changée pour la 4 (suite à demande client) »
  5. Enregistrez la note.
Points de vigilance
  • Les notes sont visibles par toute l'équipe. N'y mettez que des informations professionnelles et utiles.
  • Ne dupliquez pas dans les notes ce qui est déjà visible ailleurs (montant, dates, canal de réservation).
Bon réflexe opérationnel
  • Utilisez les notes comme un outil de transmission entre équipes. Ce que vous notez aujourd'hui aidera votre collègue demain.
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8. Bloquer une chambre

À quoi sert cette action ?

Rendre une chambre indisponible à la vente pour une période donnée, par exemple pour des travaux, une maintenance, un blocage courtoisie, ou toute autre raison opérationnelle.

Ce qui change par rapport à Checkfront

Changement important Dans Checkfront, pour bloquer une chambre, on créait souvent une « fausse réservation » à un nom fictif. Ce n'est plus la méthode à utiliser.

Dans Cloudbeds, il existe des outils dédiés pour bloquer une chambre sans créer de réservation fictive, ce qui évite de fausser les statistiques d'occupation et les rapports financiers.

Les trois types de blocage

Cloudbeds propose trois options de blocage. Utilisez celle qui correspond à votre situation :

Type de blocage Quand l'utiliser Effet
Block Dates Blocage ferme : la chambre ne doit pas être vendue. Exemples : travaux, panne, décision de la direction. La chambre est retirée de la vente sur tous les canaux. Aucune réservation ne peut être prise sur cette période.
Courtesy Hold Blocage temporaire de courtoisie : on réserve la chambre provisoirement pour un client potentiel, en attendant sa confirmation. La chambre est bloquée mais peut être libérée facilement si le client ne confirme pas.
Out of Service Chambre temporairement hors service pour un problème technique ou une maintenance légère (fuite, climatisation en panne, etc.). La chambre est marquée comme indisponible. Utile pour signaler un problème opérationnel en cours de résolution.

Étapes à suivre

  1. Dans Cloudbeds, accédez au calendrier (Calendar).
  2. Repérez la chambre et les dates que vous souhaitez bloquer.
  3. Cliquez sur la plage de dates concernée.
  4. Sélectionnez le type de blocage approprié : Block Dates, Courtesy Hold ou Out of Service.
  5. Indiquez la raison du blocage (ex. : « travaux salle de bain », « attente confirmation client Dupont », « panne climatisation »).
  6. Confirmez. La chambre apparaît désormais comme indisponible sur le calendrier.
Points de vigilance
  • Ne créez jamais de fausse réservation pour bloquer une chambre. Cela fausse les statistiques, peut générer des emails automatiques et complique la gestion financière.
  • Choisissez le bon type de blocage : un Courtesy Hold n'a pas le même sens qu'un Block Dates. Utilisez le bon outil pour la bonne situation.
  • Pensez à retirer le blocage dès que la chambre est de nouveau disponible.
  • Indiquez toujours une raison claire : cela aide l'équipe à comprendre pourquoi la chambre est indisponible.
Bon réflexe opérationnel
  • Si vous avez besoin de bloquer une chambre, pensez Block Dates / Courtesy Hold / Out of Service, jamais une fausse réservation.
  • En cas de doute sur le type de blocage à utiliser, demandez à votre référent.
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Erreurs fréquentes à éviter

# Erreur Pourquoi c'est un problème
1 Encaisser sans avoir vérifié la balance Risque de demander un paiement déjà effectué ou de laisser un impayé non détecté.
2 Confondre Hotel Collect et Channel Collect Peut entraîner un double encaissement ou un manque à encaisser.
3 Bloquer une chambre via une fausse réservation au lieu d'utiliser Block Dates / Courtesy Hold / Out of Service Fausse les statistiques, génère des incohérences financières et peut déclencher des emails automatiques au « client ».
4 Oublier de mettre à jour le statut de séjour Le dashboard et les rapports d'occupation deviennent faux, ce qui peut impacter les décisions de gestion.
5 Ne pas saisir les extras au fil du séjour Oublis garantis au moment du check-out, perte de chiffre d'affaires et réclamations clients.
6 Saisir un paiement avec le mauvais moyen de paiement Les rapports de caisse et les réconciliations financières seront faux.
7 Faire un check-out Hotel Collect avec une balance non soldée Le client part avec un montant dû, et la récupération du paiement devient très compliquée. (Pour les Channel Collect, un décalage est normal — voir section 6.)
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Réflexes à adopter au quotidien

Moment Réflexe
Matin Ouvrir le dashboard. Vérifier les arrivées et les départs du jour. Anticiper les préparations de chambres.
Avant un encaissement Toujours ouvrir la fiche de réservation. Consulter la balance. Identifier s'il s'agit d'un Hotel Collect ou Channel Collect.
Après un encaissement Vérifier que la balance a bien été mise à jour. S'assurer que le moyen de paiement sélectionné est correct.
Pendant le séjour Saisir les extras dès qu'ils sont consommés. Ne jamais reporter la saisie.
Au check-out Hotel Collect : vérifier que la balance est à 0 avant de confirmer le départ. Channel Collect : procéder au check-out même si la balance n'est pas encore soldée (le back-office gère les VCC). Passer le statut en « Checked Out ».
Fin de journée S'assurer que tous les check-in et check-out du jour ont bien été effectués dans le système.
Matin (Margo Flow) Consulter l'onglet En attente dans Margo Flow. Confirmer ou rejeter les demandes de transport non traitées.
En cas de doute Ajouter une note sur la réservation pour tracer l'information et contacter votre référent.
Le principe fondamental La balance est votre boussole. Consultez-la avant chaque action financière, et vérifiez-la après. Si la balance est correcte, tout va bien.
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Application client (Guest App)

La Guest App est une interface web personnalisée envoyée automatiquement à chaque client avant son arrivée. Elle lui permet d'accéder à des informations sur le riad, de demander un transport et d'effectuer son pré check-in — le tout sans avoir à appeler ou écrire un email.

Aperçu de la Guest App sur mobile

Aperçu de la Guest App telle que le client la voit sur son téléphone

Ce que le client reçoit

Dès que la réservation est confirmée dans Cloudbeds, le client reçoit (via email ou WhatsApp selon la configuration) un lien personnel et sécurisé de type :

https://app.margo-hospitality.com/?token=XXX

Ce lien est personnel et non partageable — il est lié à la réservation du client.

Ce que contient la Guest App

  • Les informations de bienvenue et de contact du riad
  • Les informations pratiques (accès, horaires, règles de la maison, Wi-Fi, etc.)
  • Un accès direct à la demande de transport via Margo Flow (voir section suivante)
  • Un formulaire de pré check-in (voir ci-dessous)

Le parcours de pré check-in (J-3)

À 3 jours de l'arrivée, le client est invité à effectuer un pré check-in depuis sa Guest App. Ce parcours lui permet de :

  1. Commander un transport s'il ne l'a pas encore fait, ou indiquer son heure et ses modalités d'arrivée s'il arrive par ses propres moyens.
  2. Préciser s'il souhaite déjeuner ou dîner à l'arrivée, ainsi que ses éventuelles préférences ou restrictions alimentaires.
  3. Indiquer ses préférences de configuration de literie (lits jumeaux, lit double, etc.), sous réserve de compatibilité avec la chambre réservée.
  4. Ajouter tout commentaire ou demande particulière.
Que se passe-t-il à la soumission ? Lorsque le client valide son formulaire de pré check-in, deux choses se produisent automatiquement :
  • Une note est postée automatiquement dans la réservation du client sur Cloudbeds (visible via la pastille jaune sur le planning).
  • Un email de notification est envoyé au manager du riad avec le récapitulatif des informations saisies.
Vous n'avez rien à saisir manuellement : les informations remontent toutes seules dans le PMS.

Ce que vous n'avez pas à faire

L'envoi du lien, la génération du token et l'injection dans Cloudbeds sont entièrement automatiques. Vous n'avez aucune action à effectuer pour que le client reçoive son accès.

Points de vigilance
  • Si un client vous dit qu'il n'a pas reçu son lien, vérifiez que son email est bien renseigné dans la fiche Cloudbeds, puis contactez votre référent.
  • Ne communiquez jamais un lien Guest App d'un client à un autre. Chaque lien est personnel.
Bon réflexe opérationnel
  • Encouragez toujours le client à saisir lui-même ses informations via la Guest App (transport, pré check-in, préférences). C'est le client qui connaît le mieux ses besoins : cela limite le risque d'erreurs de saisie et vous fait gagner du temps.
  • Si un client vous contacte par téléphone ou WhatsApp pour son transport, guidez-le vers sa Guest App plutôt que de saisir les informations à sa place.
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Margo Flow — Gestion des transports

Margo Flow est votre outil central de gestion des demandes de transport. C'est votre tableau de bord pour voir, confirmer ou rejeter les transferts demandés par vos clients.

Aperçu de Margo Flow — formulaire de transport côté client

Formulaire de demande de transport tel que le client le voit depuis la Guest App

Première étape : activer votre compte

Action requise à la mise en place Vous allez recevoir un email d'invitation pour créer votre compte Margo Flow. Confirmez la création de votre compte en suivant le lien dans cet email. C'est indispensable pour accéder au tableau de bord.

Accès au backoffice : flow.margo-hospitality.com/backoffice

Comment ça marche côté client

Le client n'accède pas directement à Margo Flow. Son point d'entrée est la Guest App. Voici le parcours :

  1. Le client ouvre sa Guest App et clique sur « Profitez de nos offres de transport ».
  2. La Guest App transmet automatiquement les informations de la réservation (nom, dates, établissement, nombre de personnes) à Margo Flow. Le client n'a rien à rechercher manuellement.
  3. Le client arrive sur le formulaire de transport, déjà positionné sur sa réservation. Il renseigne :
    • Le type de transport souhaité (aéroport, port, gare, etc.) et le tarif associé
    • La date et l'heure d'arrivée
    • Le numéro de vol ou de train selon le cas
    • Son numéro WhatsApp et son email
    • Le nombre de passagers
    • D'éventuels commentaires
  4. Le client soumet sa demande. Il voit un écran de confirmation avec le statut « En attente de confirmation ». Il n'a plus rien à faire.

Ce qui se passe ensuite automatiquement

Dès que la demande est soumise par le client :

  • Vous recevez une notification par email (et/ou WhatsApp selon la configuration) avec le récapitulatif complet de la demande et un bouton d'action pour la traiter.
  • La demande apparaît dans votre tableau de bord Margo Flow avec le statut En attente.

Votre rôle : confirmer ou rejeter

Action Quand Effet
Confirmer Dès que vous pouvez assurer le transport Le client reçoit automatiquement une confirmation par WhatsApp avec les détails du transfert (date, heure, établissement) et un lien sécurisé pour consulter tous les détails à tout moment. Une note est ajoutée automatiquement dans la réservation Cloudbeds.
Rejeter Si le transport ne peut pas être assuré Le client est notifié par WhatsApp avec la raison du refus. Indiquez toujours une raison claire (ex. : « Aucun chauffeur disponible à cette heure »).

Traçabilité automatique dans Cloudbeds

Lorsque vous confirmez un transport, Margo Flow ajoute automatiquement une note dans la réservation Cloudbeds du client. Cette note contient :

  • Type de transport
  • Date et heure
  • Numéro de vol (si applicable)
  • Nombre de passagers
  • Commentaires du client
  • Prix

Toute l'équipe retrouve l'information directement dans le PMS, sans aucune saisie manuelle. La traçabilité est complète et l'historique est centralisé.

Les onglets du tableau de bord

Onglet Ce qu'il affiche
Aujourd'hui Les transports du jour. Les transferts sont triés automatiquement par heure — les plus urgents en premier.
Demain Les transports prévus pour demain. À consulter en fin de journée pour anticiper.
7 prochains jours Vue hebdomadaire de tous les transports à venir.
En attente Toutes les demandes non encore traitées, quelle que soit la date. C'est l'onglet prioritaire : dès qu'il affiche un nombre, il y a des demandes à traiter.
All Requests Vue complète de tous les transferts à venir déjà validés.
Points de vigilance
  • L'onglet En attente est votre priorité. Ne le laissez jamais sans traitement pendant plus de 24h — un client qui attend une réponse sur son transport est un client anxieux.
  • Ne rejetez jamais une demande sans indiquer une raison. Le client reçoit votre message directement par WhatsApp.
  • Si une réservation est annulée dans Cloudbeds, le transport associé est automatiquement annulé côté Margo Flow. Vous n'avez rien à faire.
  • Le prix du transport et les modalités de paiement sont configurés par le back-office. Ne les modifiez pas directement.
Bon réflexe opérationnel
  • Consultez Margo Flow chaque matin en même temps que le dashboard Cloudbeds.
  • Traitez les demandes En attente en priorité.
  • Vérifiez l'onglet Demain en fin de journée pour anticiper les transferts du lendemain.
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Guide Cloudbeds — Managers de Riads · Margo Hospitality · Avril 2026

Document à usage interne. Pour toute question, contactez votre référent opérationnel.

Margo Hospitality

Cloudbeds Guide

Getting started guide for riad managers

Why we're switching systems

We're migrating from Checkfront to Cloudbeds for three main reasons:

  1. Further automate operations — less manual data entry, fewer errors, smoother daily workflow.
  2. Use a modern tool — Cloudbeds is a PMS designed for hospitality, with features better suited to our current needs.
  3. Prepare for dynamic pricing — we will implement more advanced, centralized rate management. Cloudbeds is the necessary foundation for this.
This guide is made for you. It covers only the actions you need on a daily basis. No theory, no unnecessary features: just practical guidance.

Overview: what's changing

Cloudbeds is a PMS (Property Management System) specialized for hospitality. Unlike Checkfront, which is primarily a booking tool, Cloudbeds covers the entire stay cycle: from reservation to check-out, including payments, extras, and financial tracking.

What changes overall:

  • The interface is different, but essential information remains accessible from the same logical places (dashboard, reservation details).
  • Payments now follow a clear logic based on the reservation balance, rather than manual comments.
  • Room blocks are done through dedicated tools (Block Dates, Courtesy Hold, Out of Service), not through fake reservations.
  • Stay statuses (check-in / check-out) are built-in and must be used consistently.

Checkfront vs Cloudbeds: comparison table

Here are the main practical differences between the two systems:

Sujet Checkfront (before) Cloudbeds (now)
General navigation Calendar + list interface Central dashboard with arrivals, departures, and daily tasks
Reservations Reservation form with free-text comments Structured form: guest info, stay details, balance, payments, notes
Know what to collect Reading manual comments in the reservation Check balance + Hotel Collect / Channel Collect logic
Record a payment Sometimes approximate entry Structured entry with payment method choice and balance verification
Extras / charges Variable manual addition Addition via pre-configured articles (items/POS)
Stay statuses Not always used or formalized Check-in and check-out required for proper tracking
Blocking a room Creating a fake reservation Using Block Dates, Courtesy Hold or Out of Service (dedicated tools)
Guest notes Comments in the reservation Dedicated notes field in the reservation form
Pricing Rates managed manually Centralized rates, soon managed by a dynamic pricing tool
Key takeaway The main change is a more structured approach: fewer free-text comments, more dedicated fields, and a clear financial balance on each reservation.

1. Using the dashboard

What is this action for?

The dashboard is your home screen in Cloudbeds. It gives you at a glance all the information you need to start your day : who's arriving, who's departing, and what requires your attention.

When to use it

Every morning at the start of your shift. This is the first thing you should check when opening Cloudbeds.

Steps to follow

  1. Log in to Cloudbeds. The dashboard displays by default.
  2. Check the « Arrivals » (Arrivals): you'll see the list of guests expected today, with their name, room type, and reservation status.
  3. Check the Departures (Departures): you'll see the guests checking out of the riad today.
  4. Check if any reservations require action (pending payment, status to update, etc.).
  5. Check the calendar / planning view for an overview of occupancy. Look for visual indicators on reservations (see below).

Visual indicators on the calendar

The Cloudbeds calendar displays color-coded indicators on reservations. They give you important informations immédiates sans avoir à ouvrir la fiche :

Indicator Meaning
● Yellow dot A note exists on this reservation. Remember to check it before interacting with the guest.
● Red dot The balance is positive : payments are expected. The reservation requires payment collection.
Important notes
  • The dashboard shows today's data. If you need to see another day, use the calendar or search.
  • Don't rely solely on the number displayed: open the list to see the details of each arrival/departure.
  • A red dot does not necessarily mean the guest must pay on-site: first check whether it is a Hotel Collect or Channel Collect reservation (see section 3).
Operational best practice
  • Always start your day with the dashboard. This allows you to anticipate arrivals and prepare rooms, and verify that no departure has been overlooked.
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2. Viewing a reservation

What is this action for?

Opening a reservation allows you to see all information related to a guest's stay: dates, room, amount, payments made, remaining balance, and any notes.

When to use it

Before each guest interaction (check-in, payment, stay questions) and before any payment entry.

Steps to follow

  1. From the dashboard, click on the guest's name or reservation number.
  2. You arrive at the reservation form. It contains several sections:
    • Guest information — name, email, phone.
    • Stay details — dates, room type, number of nights, number of guests.
    • Source / channel — where the reservation came from (Booking.com, direct, etc.).
    • Financier — total amount, payments received, remaining balance.
  3. To see the complete financial details, check the tab or section Folio. This is where you'll find the line-by-line details of what's been charged and what's been paid.
Important notes
  • Don't confuse total amount and balance. The total amount is the stay price. The balance is what remains to be paid.
  • If the balance is 0, the guest has already paid everything. Don't ask for anything more (except tourist tax if applicable).
Operational best practice
  • Before any action (payment, check-in, guest question), open the reservation form. It's youre source de vérité.
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3. Understanding payment logic

What is this section for?

With the system change, how to determine what to collect on-site is evolving. This section explains the new payment logic to follow.

What's different from Checkfront

Before, payment terms were often manually specified in reservation comments (for example: 'guest pays on-site', 'payment received via Booking'). This will no longer be systematic.

Now the logic is based on two simple concepts:

Type What it means What you need to do
Hotel Collect The payment must be collected by the riad, directly from the guest. Collect the amount due on-site (cash, card, transfer, etc.). Check the balance to know the exact amount.
Channel Collect The payment was collected by the booking channel (ex. Booking.com) via a virtual card (VCC). Do not collect the stay on-site. Only collect any remaining elements (tourist tax, extras not included).
The golden rule No matter the reservation type, the right approach is always the same:
  1. Open the reservation.
  2. Check the balance.
  3. Verify what has already been paid.
  4. Identify what actually remains to be collected.
The balance tells you exactly what to do. Trust it.
Important notes
  • Never request a payment from a guest without checking the balance first.
  • If you see "Channel Collect" and the stay balance is 0, don't ask the guest for anything for the stay itself.
  • Caution: even on a Channel Collect reservation, there may be elements to pay (tourist tax, dinner, extras). Always check the details.
Operational best practice
  • Retenez : Hotel Collect = collect · Channel Collect = verify balance, collect only what's due.
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4. Recording a payment

What is this action for?

Record a payment received from a guest in Cloudbeds so that the reservation balance is correct and traceabilitylité financière soit assurée.

When to use it

Whenever a guest pays all or part of their stay (at arrival, during stay, or at departure).

Tokenized card: what's different

Important change Now, with few exceptions, la guest's credit card is securely stored (tokenized) in Cloudbeds at the time of booking. This card is directly linked to our Stripe payment system.

In practice, this means you can charge the stored card directly from Cloudbeds, without needing to physically ask the guest for their card. If the guest wants to pay with the same card that's on file.on file, they can simply use it in the system.

Of course, if the guest prefers to pay another way (cash, different card, transfer), you proceed normally.

Steps to follow

  1. Open the reservation form for the guest.
  2. Check the balance to confirm the amount to collect.
  3. Click the "Add Payment" button.
  4. Enter the exact amount to collect.
  5. Select the payment method:
    • Tokenized card (Stripe) — the card already stored on the reservation. No need to ask the guest for their card.
    • Cash
    • Credit Card (another credit card, manual entry)
    • Bank Transfer
    • Virtual Credit Card (VCC — for OTA payments)
  6. Validate the payment.
  7. Immediately verify that the balance has been updated correctly.
Important notes
  • Always choose the correct payment method. If the guest pays in cash, select "Cash", not "Credit Card". This directly impacts financial reports.
  • Never enter an approximate amount. Enter exactly what you received.
  • After validation, re-check the balance. If it doesn't match what you expect, there's probably an entry error.
  • The tokenized card should only be used if the guest agrees to be charged on that card. If in doubt, ask them.
Operational best practice
  • Always check the balance before and after each payment.
  • If a tokenized card is available on the reservation and the guest wants to pay by card, use it directly — it's faster and more reliable.
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5. Adding items / extras

What is this action for?

Add to a guest's reservation any additional consumption or service: dinner, lunch, beverages, spa, transfer, or any other extra.

When to use it

Whenever a guest consumes or benefits from a service not included in their initial reservation rate.

Steps to follow

  1. Open the guest's reservation form.
  2. Access the « Items » ou Folio.
  3. Click Add Item.
  4. Select the corresponding item from the pre-configured list (e.g.: Dinner, Lunch, Beverage, Transfer, etc.).
  5. Verify the amount and quantity.
  6. Validate the addition.
  7. Verify that the balance has been updated: it must reflect the new item added.
Important notes
  • Always use pre-configured items when they exist. Don't create "free-form" lines if a standard item is available.
  • Check the quantity before validating: a common error is entering 1 dinner instead of 2 (for a couple, for example).
  • Add extras as they are consumed, not all at the end. This avoids forgotten items.
Operational best practice
  • As soon as a guest consumes something, add it immediately. Never delay entry: it's the main source of errors and forgotten items.
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6. Managing stay statuses

What is this action for?

Stay statuses allow you to track where each guest is in their journey: have they arrived? Have they left? This impacts the dashboard, occupancy reports, and proper room management.

When to use it

When the guest physically arrives at the riad (check-in) and when they leave the riad (check-out).

Steps to follow

To do a check-in:

  1. Open the guest's reservation form.
  2. Click the Check-in button.
  3. Confirm the action. The status changes to In House (guest on premises).

To do a check-out:

  1. Open the guest's reservation form.
  2. Check the reservation balance.
  3. Apply the following rule depending on the reservation type:
    • Hotel Collect → The balance must be 0 before check-out. If not, collect the remaining balance before proceeding.
    • Channel Collect → If the balance is not yet 0, it's not blocking. There may be a delay between the guest's departure and VCC payment processing, which is handled by the back-office. You can proceed with check-out.
  4. Click the Check-out button.
  5. Confirmez l'action. Le statut passe à « Checked Out ».
Important notes
  • Hotel Collect: never do a check-out if the balance is not 0. This means a payment is missing and the guest will leave without paying.
  • Channel Collect: an unsettled balance at check-out is normal. The back-office handles VCC payment collection, which may occur after the guestu client.
  • Don't leave a reservation in "In House" status if the guest has left. This skews occupancy and reports.
Operational best practice
  • At the end of the day, verify that all departures have been checked out and all arrivals have been checked in.
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7. Adding a guest note

What is this action for?

Record useful information on a reservation: guest's special request, incident, team instruction, or any information relevant to the proper conduct of the stay.

When to use it

Whenever important information must be visible to anyone who opens this reservation: specific room request, food allergy, late arrival time, reported issue, etc.

Steps to follow

  1. Open the guest's reservation form.
  2. Repérez la section « Notes » ou « Internal Notes ».
  3. Click to add a note.
  4. Write a short, clear, and factual note. Examples:
    • "Guest arriving around 10pm — notify night manager"
    • "Nut allergy — inform kitchen"
    • "Room changed to 4 (per guest request)"
  5. Save the note.
Important notes
  • Notes are visible to the entire team. Only include professional and useful information.
  • Don't duplicate in notes what's already visible elsewhere (amount, dates, booking channel).
Operational best practice
  • Use notes as a tool for inter-team communication. What you note today will help your colleague tomorrow.
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8. Blocking a room

What is this action for?

Make a room unavailable for sale for a given period, for example for maintenance,e maintenance, un blocage courtoisie, ou toute autre raison opérationnelle.

What's different from Checkfront

Important change In Checkfront, to block a room, we often created a "fake reservation" under a fictionaltif. This is no longer the method to use.

In Cloudbeds, there are dedicated tools to block a room without creating a fake reservation, which avoids skewing occupancy statistics and financial reports.

The three types of blocking

Cloudbeds offers three blocking options. Use the one that matches your situation:

Type of block When to use it Effet
Block Dates Firm block: the room must not be sold. Examples: maintenance, breakdown, management decision. The room is removed from sale on all channels. No reservations can be made duringtte période.
Courtesy Hold Temporary courtesy hold: provisionally reserve the room for a potential guest while attendant sa confirmation. The room is blocked but can be easily released if the guest doesn't confirm.
Out of Service Room temporarily out of service for a technical issue or light maintenance (leak,matisation en panne, etc.). The room is marked unavailable. Useful for flagging an operational issue beingrésolution.

Steps to follow

  1. In Cloudbeds, access the calendar.
  2. Find the room and dates you want to block.
  3. Click on the date range.
  4. Select the appropriate type of block: Block Dates, Courtesy Hold ou Out of Service.
  5. Indicate the reason for the block (e.g.: "bathroom renovation", "awaiting client confirmation", "A/C breakdown").
  6. Confirm. The room now appears as unavailable on the calendar.
Important notes
  • Never create a fake reservation to block a room. This skews statistics, can trigger automatic emails, andlique la gestion financière.
  • Choose the correct type of block: a Courtesy Hold doesn't mean the same as Block Dates. Use the right tool for the right situation.
  • Remember to remove the block as soon as the room is available again.
  • Always state a clear reason: it helps the team understand why the room is unavailable.
Operational best practice
  • If you need to block a room, think Block Dates / Courtesy Hold / Out of Service, never a fake reservation.
  • If in doubt about which type of block to use, ask your manager.
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Common mistakes to avoid

# Mistake Why it's a problem
1 Collecting payment without checking the balance Risk of requesting an already-made payment or leaving an unpaid amount undetected.
2 Confusing Hotel Collect and Channel Collect Can result in double-charging or missing payment.
3 Blocking a room with a fake reservation instead of using Block Dates / Courtesy Hold / Out of Service Skews statistics, creates financial inconsistencies, and may trigger automatic emails to the "client".
4 Forgetting to update stay status Dashboard and occupancy reports become incorrect, which can impact management decisions.
5 Not recording extras as they're consumed Guaranteed forgotten items at check-out, lost revenue, and guest complaints.
6 Entering a payment with the wrong payment method Cash reports and financial reconciliations will be incorrect.
7 Doing Hotel Collect check-out with unsettled balance The guest leaves with an amount due, and payment recovery becomes very complicated. (For Channel Collect, a delay is normal — see section 6.)
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Daily best practices

Moment Action
Matin Open the dashboard. Check today's arrivals and departures. Anticipate room preparations.
Before collecting payment Always open the reservation form. Check the balance. Identify whether it is Hotel Collect or Channel Collect.
After collecting payment Verify that the balance has been updated. Ensure the selected payment method is correct.
During the stay Record extras as soon as they're consumed. Never postpone entry.
At check-out Hotel Collect: verify balance is 0 before confirming departure. Channel Collect: proceed with check-out even if balance isn't settled (back-office handles VCC). Set status to "Checked Out".
End of day Ensure all today's check-ins and check-outs have been recorded in the system.
Matin (Margo Flow) Consulter l'onglet Pending dans Margo Flow. Confirm ou rejeter les demandes de transport non traitées.
If in doubt Add a note to the reservation to record the information and contact your manager.
The fundamental principle The balance is your compass. Check it before each financial action and verify it after. If the balance is correct, everything is fine.
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Guest App

La Guest App is a personalized web interface automatically sent to each guest before arrival. It allows them to access information about the riad, request a transfer, and complete pre-check-in — all without calling or emailing.

Aperçu de la Guest App sur mobile

Preview of the Guest App as seen by the guest on their phone

What the guest receives

As soon as the reservation is confirmed in Cloudbeds, the guest receives (via email or WhatsApp depending on configuration) a personal and secure link like:

https://app.margo-hospitality.com/?token=XXX

This link is personal and non-shareable — it's linked to the guest's reservation.

What the Guest App contains

  • Welcome and contact information for the riad
  • Practical information (access, hours, house rules, Wi-Fi, etc.)
  • Direct access to request a transfer via Margo Flow (see next section)
  • A pre-check-in form (see below)

The pre-check-in journey (3 days before)

3 days before arrival, the guest is invited to complete a pre check-in via the Guest App. This process allows them to:

  1. Order a transfer if they haven't already, or indicate their arrival time and how they're arriving if coming by their own means.
  2. Specify if they want lunch or dinner on arrival, as well as any dietary preferences or restrictions.
  3. State their bed configuration preferences (twin beds, double bed, etc.), subject to compatibility with their booked room.
  4. Add any comments or special requests.
What happens at submission? When the guest submits their pre-check-in form, two things happen automatically:
  • A note est postée automatiquement in the guest's reservation on Cloudbeds (visible via the yellow dot on the planning view).
  • A notification email is sent to the riad manager with a summary of the information entered.
You don't need to enter anything manually: the information automatically flows into the PMS.

What you don't need to do

Sending the link, generating the token, and injecting it into Cloudbeds are fully automatic. You don't need to do anything for the guest to receive access.

Important notes
  • If a guest says they didn't receive their link, verify their email is correct in their Cloudbeds form, then contact your manager.
  • Never share a guest's Guest App link with another guest. Each link is personal.
Operational best practice
  • Always encourage guests to enter their own information via the Guest App (transfer, pre-check-in, preferences). Guests know their own needs best: this limits the risk of entry errors and saves you time.
  • If a guest contacts you by phone or WhatsApp about their transfer, guide them to their Guest App instead of entering the information for them.
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Margo Flow — Transport management

Margo Flow is your central tool for managing transport requests. It's your dashboard to view, confirm, or reject transfers requested by your guests.

Aperçu de Margo Flow — formulaire de transport on the guest side

Transport request form as seen by the guest in the Guest App

First step: activate your account

Action required for setup You will receive an invitation email to create your Margo Flow account. Confirm account creation by following the link in this email. This is essential to access the dashboard.

Backoffice access: flow.margo-hospitality.com/backoffice

How it works for guests

Guests don't access Margo Flow directly. Their entry point is the Guest App. Here's the flow:

  1. The guest opens their Guest App and clicks "Take advantage of our transfer offers".
  2. The Guest App automatically transmits reservation information (name, dates, property, number of guests) to Margo Flow. The guest has nothing to search for manually.
  3. The guest arrives on the transfer form, already positioned for their reservation. They enter:
    • Le transfer type desired (airport, port, station, etc.) and associated rate
    • La date and arrival time
    • Le flight or train number if applicable
    • Son WhatsApp number et son email
    • Le number of passengers
    • Comments
  4. The guest submits their request. They see a confirmation screen with status "Awaiting confirmation". They're done.

What happens next automatically

As soon as the guest submits their request:

  • You receive an email notification (and/or WhatsApp depending on configuration) with a complete summary of the request and an action button to handle it.
  • The request appears in your Margo Flow dashboard with status Pending.

Your role: confirm or reject

Action When Effet
Confirm As soon as you can arrange the transfer The guest automatically receives une confirmation par WhatsApp avec les transfer details (date, time, property) et un lien sécurisé pour consulter all details at any time. A note est ajoutée automatiquement in the Cloudbeds reservation.
Reject If the transfer can't be arranged The guest is notified by WhatsApp with the rejection reason. Always state a clear reason (e.g.: "No driver available at that time").

Automatic traceability in Cloudbeds

When you confirm a transfer, Margo Flow automatically adds a note to the guest's Cloudbeds reservation. This note contains:

  • Transfer type
  • Date and time
  • Flight number (if applicable)
  • Number of passengers
  • Guest comments
  • Prix

The entire team finds the information directly in the PMS, with no manual entry. Traceability is complete and history is centralized.

Dashboard tabs

Tab What it shows
Today Today's transfers. Transfers are automatically sorted by time — most urgent first.
Tomorrow Transfers scheduled for tomorrow. Check at end of day to anticipate.
Next 7 days Weekly view of all upcoming transfers.
Pending Toutes les demandes non encore traitées, regardless of date. C'est l'onglet prioritaire : dès qu'il affiche un nombre, il y a des demandes à traiter.
All Requests Complete view of all upcoming already-confirmed transfers.
Important notes
  • The Pending tab is your priority. Never leave it unprocessed for more than 24h — a guest waiting for a transport response is an anxious guest.
  • Never reject a request without stating a reason. The guest receives your message directly on WhatsApp.
  • If a reservation is canceled in Cloudbeds, the associated transfer is automatically canceled in Margo Flow. You don't need to do anything.
  • Transfer price and payment terms are configured by the back-office. Don't modify them directly.
Operational best practice
  • Check Margo Flow every morning at the same time as your Cloudbeds dashboard.
  • Process requests Pending as a priority.
  • Check the Tomorrow tab at the end of the day to prepare for the next day's transfers.
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Cloudbeds Guide — Riad Managers · Margo Hospitality · April 2026

Internal document. For any questions, contact your operational manager.